SỰ NGHIỆP & TÀI CHÍNH

Quản lý thời gian tối ưu cùng blog Her Journals

By Đỗ Quỳnh

Quản lý thời gian tối ưu cùng blog Her Journals

Ngô Lan Phương đang làm việc và sinh sống tại Nhật cùng chồng và con trai. Hiện cô đang sở hữu blog Her Journals với hơn 6,000 lượt thích trên Facebook. Giống như mọi phụ nữ khác, Phương đi làm, chăm sóc con cái, dọn dẹp nhà cửa. Nhưng bên cạnh việc chu toàn những công việc hàng ngày, cô vẫn có thể viết blog, chia sẻ trên Facebook, mở thêm kênh Youtube và quản lý việc cho khách thuê nhà. Liệu Phương có hơn 24 giờ cho một ngày hay không?

Hãy cùng Her trò chuyện với Phương để biết thêm về những cách thức bí mật cô áp dụng cho cuộc sống của mình nhé!

Từng mệt mỏi căng thẳng mỗi ngày vì không biết quản lý thời gian

Năm 2007, Phương đến Nhật để học Đại học. Cô cũng tốt nghiệp và xây dựng gia đình tại đây. Cuộc sống bắt đầu thay đổi từ khi chào đón con đầu lòng. Ban đầu, nhận được sự giúp đỡ từ bà ngoại trong vài tháng thì cuộc sống của Phương còn ổn định, Nhưng khi không còn sự giúp đỡ từ bà, hai vợ chồng vừa đi làm, vừa chăm sóc con cái, cuộc sống dần nảy sinh nhiều vấn đề khó khăn.

Ngày nào về nhà cô cũng đối mặt với quá nhiều việc cần giải quyết. Nhiều khi vì những điều nhỏ nhặt như nhà cửa bừa bộn, việc nhà dang dở mà hai vợ chồng thường xuyên xích mích. “Mỗi khi tranh cãi không khí gia đình luôn căng thẳng. Ngày nào cũng trôi qua thật nặng nề, mình chẳng còn sức lực để làm bất kỳ việc gì nữa.”

Buổi tối cũng là lúc năng lượng của cô ở mức thấp. Nhưng cô vẫn phải dọn dẹp giặt giũ vì có 3 phòng cho khách thuê. Bình thường cô hay cho con đi ngủ sớm lúc 8:30 tối để sau đó có thời gian làm việc. Nhưng khi con ngủ rồi thì cơn buồn ngủ cũng ập đến. Cô luôn phải đấu tranh với bản thân trước khi có thể bước ra khỏi giường để hoàn thành nốt những công việc tồn đọng trong ngày.

Những công việc nhỏ nhặt nhưng chiếm nhiều thời gian trong ngày cũng khiến Phương không có thời gian cho bản thân. Nghỉ ngơi thư giãn, học tập, kết nối với chính mình là những điều xa vời. Sau khi hoàn thành công việc, cô chỉ muốn được đặt mình xuống giường và ngủ một giấc để tiếp tục chiến đấu với ngày mai.

Bắt đầu học hỏi quản lý thời gian hiệu quả

Chuỗi ngày tương tự như vậy cứ thế diễn ra với Phương. Cho đến ba năm trước, khi quá mệt mỏi với cuộc sống hiện tại, cô bắt đầu nghĩ đến việc thay đổi. Vì đặc thù công việc nên Phương có may mắn được tham gia các khóa học quản lý thời gian. Khoảnh khắc làm việc với file kế hoạch dự án ở công ty ngày hôm đó đã vĩnh viễn thay đổi cuộc đời cô. Trong óc cô lóe sáng lên ý tưởng quản lý thời gian tại nhà như cách quản lý thời gian tại công ty đang làm việc.

Khoảng thời gian trước kia khi còn học đại học cũng chợt hiện lên như một thước phim tua chậm. Ngày đó, cô vừa đi học, vừa đi làm thêm, hoạt động từ thiện mà vẫn có thời gian cho những vấn đề cá nhân.

Sổ tay là vật bất ly thân giúp cô quản lý thời gian của mình lúc đó. Phương chia sẻ rằng cô rất tâm đắc với câu nói của Sasaki Kaori: “Hãy là người viết kịch bản cho cuộc đời bạn, sổ tay quản lý thời gian cá nhân chính là cuốn kịch bản ấy.” Khoảng thời gian được quản lý cẩn thận và ghi chép tỉ mỉ này thực sự hữu ích vì đã mang lại kết quả học tập tốt và năng suất làm việc cao.

Thời gian ở Nhật cũng khiến cô nhận ra một điều ý nghĩa. Đó là việc tất cả mọi việc đều có thể hoàn thành dựa vào những kỹ năng được trau dồi thông qua học hỏi và tập luyện. Dọn dẹp nhà cửa, quản lý thời gian, tài chính gia đình, và bạn có thể tự kể cho riêng mình.

“Khi đã biết như vậy, thì câu chuyện lại trở nên đơn giản (dù không phải dễ dàng). Bạn luôn có thể tìm tòi, học hỏi và thử nghiệm các phương pháp khác nhau vào cuộc sống của mình. Một khi những điều đó tác động tích cực lên cuộc sống của bạn, bạn biết đó là phương pháp hiệu quả bạn cần tìm.”

Sáng tạo cách quản lý thời gian “made in Her Journals”

Sau khi quyết định quản lý toàn bộ thời gian trong ngày của mình, không phân biệt thời gian ở công ty hay ở nhà, Phương đã tìm thấy hướng đi cho mình. Cô hành động theo hai hướng. Đầu tiên là loại bỏ thời gian làm việc có hiệu suất thấp. Thứ hai đó là thói quen hóa các công việc giống nhau mỗi ngày.

“Quản lý toàn bộ” - “Tạo ra thói quen có hiệu suất cao” - “Thói quen hóa” là ba yếu tố chính trong phương pháp quản lý thời gian mà Phương tự tạo ra cho bản thân. Rà soát lại lịch trình của mình, khoảng thời gian có hiệu suất thấp nhất chính là thời điểm mệt mỏi sau 9 giờ tối.

Thay vì cố gắng làm việc như trước kia, Phương lên giường đi ngủ với con. Khoảng thời gian này sẽ được thay thế bằng khoảng thời gian có hiệu suất cao hơn từ 4 giờ đến 7 giờ sáng. Ngoài ra, cô sử dụng phương pháp Routine Block, là khối bao gồm một chuỗi các công việc được nối với nhau tự động. Ví dụ như khối việc buổi sáng, buổi trưa và buổi tối.

Routine được xây dựng bằng những hoạt động nhỏ. Ban đầu có thể bạn chỉ có 1-2 hành động nhỏ lặp lại hằng ngày. Bạn thêm hành động vào routine bằng cách nối những hành động muốn thêm vào những hành động đã cố định sẵn. Tính toán trước và quy định thời gian thực hiện block cũng giúp bạn không bị sao nhãng với tivi, điện thoại. Vì bạn sao nhãng thôi thì block đó sẽ không được hoàn thành.

Để thực hiện tốt phương pháp này, trước tiên cần phải theo dõi thời gian để nắm bắt được những việc mình cần thực hiện. Bởi vậy, cô luôn có dành thời gian ghi chép sổ tay để quản lý thời gian mỗi ngày. Chính những ghi chép này đã giúp cô điều chỉnh mọi việc dần phù hợp với nhu cầu của mình. “Tác động tích cực nhất của việc thói quen hóa là mình luôn biết được công việc tiếp theo cần làm là gì. Điều đó khiến mình xử lý mọi việc suôn sẻ và đầu óc luôn được thoải mái” - Phương chia sẻ.

Một ngày của Phương sẽ thường bắt đầu lúc 4 giờ sáng. Trước khi chuẩn bị cho con đi học và cơm hộp cho ông xã đi làm vào lúc 7 giờ, Phương đã có thể đọc sách, tập thể dục, làm video youtube và dọn dẹp.

Buổi trưa cô sẽ dành thời gian nghỉ ngơi, giao lưu với bạn bè hoặc chuẩn bị một ít đồ trước để nấu ăn cho bữa tối.

Sau thời gian làm việc buổi chiều, Phương đi đón con lúc 17 giờ. Cô sẽ dành thời gian chơi với con, tắm cho con, dạy con học tiếng Anh, đọc sách.

Bữa tối thường diễn ra lúc 19 giờ.

20 giờ 30 sẽ là thời gian vệ sinh cá nhân của hai mẹ con và đi ngủ.

Ý thức về thời gian khiến cuộc sống hoàn toàn thay đổi

Phương chia sẻ rằng trước đây, cô là một người khá bừa bộn. Bừa bộn không chỉ việc nhà cửa, bừa bộn cả về thời gian và tài chính cá nhân. Bước vào cuộc sống gia đình với nhiều bỡ ngỡ, đã có những khoảng thời gian cô mất tự tin về chính bản thân mình. Những nỗi lo âu ngập tràn trong lòng cô vì không biết nên làm gì, làm thế nào để tạo ra một cuộc sống tối ưu, thực hiện mọi điều mình mong muốn.

Sau khi áp dụng quản lý thời gian vào cuộc sống, Phương nhận thấy rõ những thay đổi tích cực trong cuộc sống của mình. Các công việc tồn đọng được giải quyết nhanh chóng vì hiệu quả vượt trội mà thời gian làm việc buổi sáng đem lại. Chỉ với 30 phút hiệu suất cao Phương hoàn thành được rất nhiều việc mà cô thường phải giải quyết trong 2 tiếng buổi tối với tâm trạng mệt mỏi uể oải.

Sống và làm những việc mình mong muốn cũng không còn là bất khả thi. Phương đọc nhiều sách hơn, học tiếng Anh, tập thể dục, làm youtube, viết blog, chuẩn bị nội dung học cho con, ghi chép nhật ký, quản lý tài chính gia đình. Hiệu suất được đo lường trực quan bằng việc có nhiều lượt đọc trên blog và Facebook. Kênh Youtube cũng bắt đầu đem lại một chút thu nhập mỗi tháng.

Thời gian buổi tối dù không phải là khoảng tạo ra năng suất cao, nhưng Phương cũng có thể hoàn thành nhiều công việc giá trị, đặc biệt là dành thời gian cho con. Việc chia thời gian thành block giúp Phương biết được việc sắp tới cô cần phải làm khiên cô hình thành được cảm giác “thời gian hữu hạn trong đầu”. Thay vì thỉnh thoảng còn hay kiểm tra điện thoại như trước, hiện tại, cô tập trung vào công việc đã được sắp xếp của mình, và hoàn thành nó một cách tốt đẹp.

Her hy vọng rằng với những chia sẻ từ Phương, các bạn có thể có được những ý tưởng mới để bắt tay vào cải thiện hoặc thay thế những khoảng thời gian làm việc không hiệu quả. Ngoài ra, tự động hóa thói quen cũng là một cách hiệu quả bạn không nên bỏ qua để có một cuộc sống với 24 giờ trọn vẹn, ý nghĩa và nhiều niềm vui!

Sự nghiệp Công việc

About the author

Quỳnh viết với mong muốn truyền cảm hứng để phụ nữ biết yêu thương và trân trọng bản thân mình. Bằng cách thay đổi tư duy và nhận thức, tập trung phát triển bản thân, chắc chắn phụ nữ sẽ có được một đời sống phong phú về tinh thần cũng như nhiều thành công trong sự nghiệp của mình.

Theo dõi Quỳnh tại:

Facebook: facebook.com/quinniewrites

Blog: TheIntroverWriter