Pomodoro - Chiến lược quản lý thời gian giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

Có một chiến lược quản lý thời gian có thể giúp bạn giải quyết danh sách việc cần làm, đáp ứng kỳ vọng của người khác và giúp bạn cảm thấy cân bằng và hiệu quả hơn - đó chính là kỹ thuật Pomodoro.

Pomodoro là tiếng Ý có nghĩa là cà chua. Kỹ thuật Pomodoro được tạo ra vào cuối những năm 1980 bởi nhà phát triển, doanh nhân và tác giả Francesco Cirillo. Cirillo đặt tên cho hệ thống là "Pomodoro" theo tên bộ đếm thời gian hình quả cà chua mà anh sử dụng để theo dõi công việc của mình khi còn là sinh viên đại học. 

Phương pháp luận rất đơn giản: Khi đối mặt với bất kỳ nhiệm vụ lớn hoặc chuỗi nhiệm vụ nào, hãy chia nhỏ công việc thành các khoảng thời gian ngắn, cách nhau bằng các khoảng nghỉ ngắn. Điều này huấn luyện não của bạn tập trung trong thời gian ngắn, ngăn chặn sự mệt mỏi về tinh thần cũng như thực hành kỷ luật bản thân để mở rộng và nâng cao năng suất.

Ông đưa ra cách thức làm việc (học tập) tập trung cao trong thời gian 25 phút sau đó nghỉ ngắn 5 phút và lại bắt đầu 1 phiên làm việc 25 phút mới. Mỗi phiên làm việc 25 phút này, Francesco Cirillo gọi là 1 Pomodoro.

Kỹ Thuật Pomodoro

Mặc dù Francesco Cirillo đã viết một cuốn sách dày 130 trang về phương pháp này, nhưng điểm mạnh lớn nhất của nó là sự đơn giản của nó:

- Lên danh sách việc cần làm và bộ đếm thời gian.

- Đặt bộ hẹn giờ của bạn trong 25 phút và tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất cho đến khi bộ hẹn giờ đổ chuông.

- Khi phiên làm việc kết thúc, hãy đánh dấu một pomodoro và ghi lại những gì bạn đã hoàn thành. Sau đó, hãy tận hưởng 5 phút giải lao.

- Sau 4 phiên Pomodoro thì nghỉ dài hơn từ 15 – 30 phút để phục hồi tốt hơn.

Ưu Và Nhược Điểm Của Kỹ Thuật Pomodoro

Cũng giống như bất kỳ chiến lược quản lý thời gian nào, kỹ thuật Pomodoro có cả lợi ích và nhược điểm cần cân nhắc trước khi thử nghiệm.

Ưu điểm

• Giúp bạn dễ dàng bắt đầu

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng chúng ta trì hoãn mọi thứ để tránh cảm giác tiêu cực. Thật không thoải mái khi nhìn chằm chằm vào một nhiệm vụ hoặc dự án lớn mà không biết phải bắt đầu từ đâu. Vì vậy, chúng ta chuyển sang Twitter hoặc Netflix hay nhìn chằm chằm ra ngoài cửa sổ, chỉ để cải thiện tâm trạng của mình, dù là tạm thời.

May mắn thay, các nghiên cứu cũng đã chỉ ra một cách hiệu quả để thoát ra khỏi chu kỳ trốn tránh: thu nhỏ bất cứ điều gì bạn đang bỏ dở để chúng trở nên đơn giản hơn. Ví dụ, thay vì ngồi viết luôn tiểu thuyết, hãy chỉ viết thật ngắn trong 5 phút. Vẫn còn quá khó? Hãy thử chỉ cần ngồi xuống để chỉnh sửa một đoạn văn. Làm một việc nhỏ trong một khoảng thời gian ngắn giúp bạn tập trung vào một cần làm thay vì bị choáng ngợp bởi sự khổng lồ của những gì bạn đang đảm nhận.

• Phá bỏ thói quen đa nhiệm

Khi bạn làm theo kỹ thuật Pomodoro, bạn sẽ phá vỡ thói quen đa nhiệm. Mặc dù đa nhiệm có vẻ là một cách tuyệt vời để hoàn thành nhiều việc hơn, nhưng nó lại gây mất tập trung và thực sự cản trở năng suất của bạn. Với phương pháp Pomodoro, mục tiêu của bạn là dành sự tập trung cho bất kỳ nhiệm vụ nào được giao và lưu phần còn lại trong danh sách việc cần làm của bạn cho một Pomodoro khác.

Mỗi phiên là một khởi đầu mới để đánh giá lại mục tiêu của bạn, thử thách bản thân để tập trung và hạn chế sự phân tâm. 

• Giảm hoặc ngăn chặn cảm giác kiệt sức

Nhìn vào danh sách việc cần làm sắp tới của bạn có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và căng thẳng và làm việc mà không có kế hoạch chiến lược có thể gây ra cảm giác kiệt sức. Kỹ thuật Pomodoro không chỉ khuyến khích nghỉ ngơi thường xuyên mà nó giúp bạn xây dựng lịch trình khoa học. Bạn có thể giảm bớt hoặc ngăn ngừa căng thẳng và kiệt sức bằng cách tận dụng tối đa thời gian nghỉ ngơi khi có chúng.

• Nhận thức rõ hơn về thời gian 

Khi bạn bắt đầu làm việc trong các phiên ngắn hạn, thời gian không còn là một khái niệm trừu tượng mà là một sự kiện cụ thể. Nó trở thành một pomodoro - đơn vị đo cả thời gian và công sức. Khác với ý tưởng về "công việc" chung chung trong 25 phút, pomodoro là một công cụ đo lường sự tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất (hoặc một số nhiệm vụ đơn giản).

Nhược điểm

Pomodoro nghe có vẻ đặc biệt có lợi cho những người có toàn quyền kiểm soát lịch trình của mình. Nhưng với một số công việc đặc trưng, chúng ta có thể bị gián đoạn bởi các cuộc họp đột xuất.

Mỗi chiến lược quản lý đều đi kèm với những ưu và nhược điểm, không có phương pháp nào được đảm bảo là phù hợp với tất cả. Vì kỹ thuật Pomodoro rất dễ dàng và không tốn kém, hãy cân nhắc thử xem nó có phù hợp với bạn không. Hãy nhớ rằng bạn luôn có thể điều chỉnh mọi thứ cho phù hợp với mình nhất.

Mẹo Nhanh Pomodoro

Mặc dù khoảng thời gian làm việc/nghỉ 25/5 phút là nền tảng của kỹ thuật Pomodoro, nhưng có một số điều bạn có thể làm để Pomodoros của mình hiệu quả hơn

Lên kế hoạch trước cho các pomodoro của bạn

Hãy dành 15 phút vào đầu ngày làm việc (hoặc vào cuối ngày nếu bạn đang lên kế hoạch cho ngày hôm sau) để lên danh sách việc cần làm của bạn trong ngày và ghi lại số lượng pomodoros mỗi nhiệm vụ sẽ thực hiện.

Đừng hoảng sợ nếu danh sách của bạn trở nên dài dòng! Hãy nhớ rằng, bạn sẽ chia nhỏ công việc của mình để dễ quản lý hơn trong cả ngày. Bạn chỉ cần ghi chú lại những gì bạn cần hoàn thành trong ngày hôm nay.

Khi bạn lập danh sách các nhiệm vụ của mình, hãy nghĩ xem bạn cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Bằng cách đó, bạn có thể ghép nối các tác vụ nhỏ chưa đến 25 phút thực hiện cùng nhau trong một pomodoro duy nhất. Các tác vụ cần nhiều hơn 5 pomodoros nên được chia thành các tác vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.

Nên có bao nhiêu pomodoro trong một ngày?

Theo thời gian, bạn sẽ hiểu rõ hơn về số lượng pomodoro chất lượng cao mà bạn thực sự có thể hoàn thành trong một ngày. Hãy thử thách bản thân, nhưng tập trung vào chất lượng hơn số lượng.

Thử nghiệm với độ dài của pomodoro của bạn

Đối với hầu hết mọi người, thời gian làm việc tối ưu sẽ nằm trong khoảng 25-50 phút với khoảng thời gian nghỉ 5-15 phút. Nhưng với một số loại công việc đòi hỏi thời gian kéo dài trong trạng thái "dòng chảy" sáng tạo, 25 phút có thể là quá ngắn. Hãy thử các phiên làm việc kéo dài với thời gian nghỉ dài hơn. 

Nếu bạn đang cảm thấy rất khó chịu về mặt tinh thần hoặc bạn không thể tập trung trong 25 phút, hãy thử một pomodoro 15, 10 hoặc thậm chí 5 phút.

Tránh xa màn hình khi nghỉ giải lao

Không phải tất cả các khoảng nghỉ đều được tạo ra như nhau. Và trong các khoảng nghỉ, hãy cho mắt và não của bạn nghỉ ngơi hoàn toàn, không tiếp xúc với màn hình máy tính cũng như điện thoại. Đứng lên, di chuyển xung quanh, đi ra ngoài, thiền định, ăn nhẹ hoặc ngắm chim ngoài cửa sổ. Nếu bạn làm việc ở nhà, hãy gấp quần áo hoặc dọn dẹp bàn bếp.

Nếu Bị Làm Phiền Trong Quá Trình Pomodoro?

Cirillo đã có một đề xuất rằng ra chiến lược “Inform, negotiate, schedule and call back” để có thể xử lý các vấn đề gián đoạn:

Inform: Thông báo rằng bạn đang làm việc gì đó ngay bây giờ.

Negotiate: Đàm phán về thời gian mà bạn có thể liên hệ lại với họ về vấn đề gây mất tập trung một cách kịp thời.

Schedule: lên kế hoạch giải quyết công việc ngay sau đó

Call back: Gọi lại cho bên kia khi Pomodoro của bạn đã hoàn tất và bạn đã sẵn sàng giải quyết vấn đề của họ.

Mặc dù cách này có thể không hiệu quả trong mọi tình huống, nhưng hầu hết các trường hợp gián đoạn đều có thể chờ đợi. Nếu bạn đang làm việc tại nhà và bị các thành viên trong gia đình làm gián đoạn, miễn là đó không phải là trường hợp khẩn cấp, thì việc để họ đợi đến thời điểm thích hợp hơn để nhận được sự quan tâm của bạn có thể giúp họ hiểu tầm quan trọng của thời gian.

Trong trường hợp không thể tránh khỏi gián đoạn, hãy nghỉ ngơi năm phút và bắt đầu lại.